Ser autónomo y trabajar desde casa es una fórmula muy utilizada, principalmente por los autónomos profesionales. Llevar la actividad económica a nuestro propio hogar nos da la ventaja de poder ahorrar el alquiler de un despacho. Ahora bien, a la hora de deducir los gastos relacionados con el trabajo, la cosa se complica un poco, principalmente por ser complicado justificar a Hacienda qué parte de esos gastos totales relacionados con el hogar, están generados por la actividad económica. En la práctica, estamos ante dos figuras impositivas importantes, de cara a separar y diferenciar los factores de coste que son consumidos por la actividad económica, de los comunes que son consumidos por la vivienda:
IVA de los suministros del hogar, que sería deducible para la actividad económica desarrollada. La normativa indica que para que el gasto sea deducible, debe estar relacionado directamente con la actividad económica.
Ahora bien, ¿qué pasa por ejemplo con la luz o el suministro de internet que se utiliza en casa para poder trabajar?, ¿cómo se puede demostrar a Hacienda que efectivamente se está usando esta infraestructura del hogar para poder desempeñar la actividad económica? El método que siempre se ha utilizado, es indicar en el alta (Modelo 036-037) la cantidad de metros cuadrados que se utilizan para trabajar, así como el total de metros que tiene la vivienda; el cociente entre ambos (metros utilizados / metros totales) nos dará el % de afectación, que será el mismo % de gastos comunes que nos podremos deducir en cada trimestre. Si nuestra casa tiene 150 metros cuadrados en total, y la parte que usamos para nuestra actividad económica es de 15 metros cuadrados, el % de vivienda afecto a dicha actividad será del 10%, y será este mismo el % de IVA que nos podremos deducir de las facturas de suministros: luz, agua, interne, etc..
Gastos desgravables en la base imponible del IRPF. Que desarrollaremos a continuación, por la especial complejidad puesta de manifiesto en la sentencia del TEAC.
Cada día son más los autónomos que, por las características de su profesión, desarrollan su actividad desde su casa. Para ello, utilizan una habitación como centro de trabajo, preparándola con muebles de despacho, equipamiento informático y un teléfono, con los que pueden empezar a desempeñar su actividad diaria. Profesionales como abogados, consultores, diseñadores, programadores o community managers, entre otros, son los que frecuentemente eligen una parte de su casa para trabajar. A todos ellos, habitualmente, les surge desde el principio la misma pregunta: ¿Qué gastos me puedo deducir si trabajo en mi casa?. Cuando decidimos trabajar desde casa, ya sea en el mismo momento que nos demos de alta de autónomo, o en un momento posterior, es necesario siempre dar de alta nuestro domicilio en la declaración censal, si queremos deducirnos una serie de gastos de nuestro negocio. Será a través del modelo 036 o 037, en el que informaremos de la dirección de nuestra vivienda, en propiedad o en alquiler, como domicilio fiscal. Conviene recordar que es necesario informar a Hacienda desde donde vamos a ejercer nuestra actividad: lo que se conoce como el domicilio fiscal; por tanto, es necesario informar a Hacienda de que vamos a trabajar desde casa. Igualmente, hay que decidir en ese momento el espacio que vamos a utilizar, y por tanto, a dejar afecto a nuestra actividad económica. Por ejemplo, si se trata de una habitación, estaríamos hablando de unos 10 a 20 metros cuadrados, reseñando el porcentaje que representa este espacio respecto al resto de la vivienda. En la medida en que ese porcentaje refleja la parte de la vivienda que queda afecta a la actividad económica desarrollada (y el resto, por tanto, no queda afecta), va a ser la clave fundamental de los gastos del total de la vivienda que nos vamos a poder deducir sin tener problemas y complicaciones con Hacienda. En general, para que un autónomo pueda considerar cualquiera de sus gastos como deducible, éstos deben cumplir una serie de requisitos establecidos por Hacienda, con independencia de que la actividad se desarrolle en casa, en un local o una oficina; estos requisitos son:
Los gastos deben estar relacionados con la actividad económica que desarrolla el autónomo, y tienen que ser necesarios para obtener los ingresos. De nada sirven los gastos, soportados o no en facturas, de consumos que no tengan que ver con el desarrollo de la actividad.
Los gastos se deben justificar mediante facturas acordes a la normativa vigente de facturación. Siempre necesitamos disponer de una factura a nuestro nombre para que sea considerada gasto deducible de nuestra actividad. Sin embargo, no olvidemos que hay gastos de los que no tenemos factura, porque no deben de llevarla, y que podemos igualmente deducir, como por ejemplo, la cuota de autónomos, un seguro de responsabilidad civil para nuestra actividad, etc…
El autónomo debe tener estos gastos registrados en el correspondiente libro de gastos e inversiones. Como autónomo, no tenemos obligación legal de llevar una contabilidad, como sí han de hacer las empresas, pero para que los gastos sean deducibles, sí que tendremos que tenerlos registrados en el correspondiente libro de registro (muy similar al libro registro de facturas recibidas que llevan todas las empresas).
Si trabajamos en un local comercial u oficina, resulta bastante más sencillo determinar qué gastos están ligados directamente a dicho local y cuáles no. Sin embargo, cuando trabajamos en casa, no es posible imputar muchos de esos gastos sólo al negocio, dado que los compartimos con la actividad diaria del hogar, y en ocasiones es difícil separar los consumos de una cosa y los de la otra. Si la vivienda es propiedad del autónomo que realiza la actividad, podemos deducirnos lo que corresponde a gastos financieros (es decir, los intereses), siempre en el porcentaje que hemos declarado afectos a nuestra actividad profesional en el alta censal, así como la amortización que corresponda según las tablas contables y otros gastos tales como el IBI, la comunidad o el seguro. Si la vivienda del autónomo es en régimen de alquiler, y no queremos tener problemas con Hacienda, el primer paso debería ser tener el contrato de arrendamiento de nuestra vivienda bien redactado, ya que es necesario tener un contrato por el espacio que utilizamos para desarrollar la actividad (teniendo en cuenta que este llevaría IVA o IGIC), y otro para el resto de la vivienda (no llevaría IVA o IGIC). Una vez hecho esto, podríamos deducirnos el alquiler aplicándole el porcentaje afectado que hemos puesto en el contrato y en la declaración censal. En este caso, resulta bastante más complicado, sobre todo por el hecho de tener que soportarse la misma operación (alquiler de la vivienda) en dos documentos y con dos tratamientos fiscales distintos: la parte de la vivienda que se alquila para uso como vivienda (exento de IVA) y la parte de la vivienda que se alquila para uso como local comercial donde ejercer la actividad (sujeto a IVA).
En ambos casos, para los suministros de agua, luz o gas e internet, el criterio de Hacienda ha sido habitualmente más inflexible. Será más complicado poder demostrar cuál es el consumo de la actividad y cuál el de nuestro hogar, cosa que se solucionaría fácilmente teniendo los contadores de luz, el agua o las líneas de teléfono o Internet separados. En relación a toda esta inseguridad jurídica, y ante las divergencias entre los criterios del contribuyente y Hacienda, en 2015 se produjo una resolución vinculante del TEAC (Tribunal Económico-Administrativo Central) en contra de los criterios de la administración, dando pie a que los autónomos que trabajan desde casa puedan deducirse en el IRPF los suministros, planteando un criterio combinado para el cálculo de metros cuadrados con los días laborables de la actividad y las horas en que se ejercite la actividad. En esta sentencia, el TEAC divide en dos los tipos de gastos:
1. Gastos derivados de la titularidad de la vivienda (amortizaciones, IBI, comunidad de propietarios, seguros, etc...). En este caso, sí resultarán deducibles, en el IRPF, en proporción a la parte de la vivienda afectada al desarrollo de la actividad y a su porcentaje de titularidad en el inmueble referido. Si se utiliza un 10% de la vivienda y el titular de la actividad económica posee el 50% de la misma, se podrá deducir en el IRPF el 5% de estos conceptos.
2. Gastos derivados de suministros (luz): en este caso, el tribunal entiende que el método usado para deducir el IVA, es decir los metros cuadrados de la casa usados por el autónomo para desempeñar su trabajo, no es suficiente. No obstante, remarca que este hecho no es suficiente para denegar el derecho a desgravar los suministros. Así, mediante su sentencia, aporta un criterio nuevo, mucho más preciso, en el que combina los metros cuadrados usados para trabajar, con los días laborales de la actividad y las horas en que se ejercite dicha actividad en el inmueble. Además debe poder probarse que el consumo de suministros sujeto a deducción tenga un uso para la actividad profesional. Dicha resolución adopta una medida algo compleja a la vez de subjetiva, ya que tanto los días laborales como las horas que trabaja un autónomo desde su vivienda habitual, no son tan fáciles de determinar y sobre todo de demostrar. Por lo tanto, a pesar de que tras publicarse la sentencia todos los medios de comunicación anunciaron a bombo y platillo que los autónomos ya podían deducirse los suministros si trabajan en casa, la realidad no es tan optimista.
De hecho, en Hacienda no se ha establecido todavía el método que se utilizará para poder aplicar la nueva metodología de cálculo. Como consecuencia, el autónomo sigue en un limbo en el que no sabe a ciencia cierta qué desgravación de suministros se le aplicará al trabajar en casa, a la hora de pagar el Impuesto de la Renta.
Está claro que cuando decidimos trabajar desde casa lo hacemos por varios motivos, entre los que destacan el ahorro económico que nos puede suponer, especialmente si utilizamos programas de contabilidad y facturación online, y la posibilidad de conciliar mejor nuestra vida laboral y familiar. Sin embargo, si no nos organizamos bien, podemos ver mermada nuestra productividad o descubrir que existe todavía mucha inseguridad jurídica sobre qué gastos podemos deducirnos y cuáles no, teniendo, ante la duda, que dejar algunos gastos sin repercutir a nuestra actividad económica.
